Organigramma, funzioni e responsabilità in ottica BSC In evidenza

Guida pratica per imprenditori e amministratori (Parte 5)

PREMESSA: recentemente il Governo ha emanato il Decreto Legge 118/2021, ancora in corso di conversione al momento, al fine di fornire nuovi ed efficaci strumenti per prevenire e affrontare situazioni di crisi delle imprese italiane.

Con il DL 118/2021 si è stabilito il rinvio al 16 maggio 2022 dell’entrata in vigore del Codice della crisi d’impresa, per la sola parte riguardante gli istituti sostitutivi della Legge Fallimentare, al fine di adeguarli alla direttiva UE n. 2019/1023 ed il rinvio al 31 dicembre 2023 delle misure di allerta (es. gli indici provvisori approvati dal CNDCEC e le soglie di allerta automatica da parte della P.A.) contenute nel Codice della crisi, evitando così le segnalazioni all’OCRI di imprese solitamente “virtuose” in questo periodo di difficile ripresa post pandemia.

Rimane pertanto confermato quanto fino ad oggi stabilito, ovvero l’obbligo da parte degli imprenditori individuali di adottare misure idonee a rilevare tempestivamente lo stato di crisi e assumere senza indugio le iniziative necessarie a farvi fronte e, per l'imprenditore che operi in forma societaria o collettiva, l’obbligo di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell'impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell'impresa e della perdita della continuità aziendale, nonché di attivarsi senza indugio per l'adozione e l'attuazione di uno degli strumenti previsti dall'ordinamento per il superamento della crisi e il recupero della continuità aziendale.

Dopo aver esaminato quindi in breve le fonti normative già in vigore (Decreto Legislativo n. 14/2019 per la parte non rinviata e gli artt. 2086, 2475, 2476, 2486 e 1176 Codice civile per i vari aspetti da tenere in considerazione) ed individuato lo strumento della Balanced Scorecard quale unica procedura completa necessaria ad adempiere l’obbligo di istituire un adeguato assetto amministrativo, organizzativo e contabile (art. 2086 Codice Civile) è necessario stabilire ruoli e responsabilità all’interno delle aziende, per capire “chi fa cosa” nell’ambito dell’assetto organizzativo di cui ci stiamo dotando.

Come stabilito dall’articolo 2475 C.C., primo comma, l'istituzione degli assetti di cui all'articolo 2086, secondo comma, spetta esclusivamente agli amministratori che, quindi, oltre ad informarsi in proprio e/o affidarsi a consulenti specializzati per attuare le disposizioni normative, devono anche stabilire quali deleghe operative dovranno necessariamente conferire per adottare o implementare gli adeguati assetti in azienda secondo le migliori best practice.

L’organigramma, che tutte le aziende dovrebbero avere redatto per iscritto, se non altro per essere efficacemente comunicato ai collaboratori al fine di una corretta ripartizione di ruoli e responsabilità “normali”, diventa base fondamentale per attribuire le deleghe e responsabilità anche in merito alle aree che la Balanced Scorecard suggerisce di monitorare, ai fini di raggiungere gli obiettivi aziendali ed avere un assetto organizzativo compiuto.

Normalmente al vertice dell’organigramma aziendale vi sono i soci (o l’imprenditore individuale, che è socio unico della propria azienda) che sono chiamati a stabilire esclusivamente due cose: direzione da intraprendere (cosa si vuole fare/essere sul mercato) e utile desiderato, visto il capitale investito.

Gli amministratori sono i delegati dei soci: devono adoperarsi per raggiungere gli obiettivi stabiliti dalla proprietà e sono chiamati a gestire e coordinare quattro aree fondamentali che solitamente in un organigramma completo e corretto vengono rappresentate come segue:

  • Produzione dei beni o servizi, che costituiscono l’attività caratteristica dell’impresa
  • Commerciale / vendite / marketing
  • Amministrazione: adempimenti contabili e fiscali, fatturazione, incassi, pagamenti …
  • Gestione risorse umane (HR)

In mancanza di delega ad un responsabile di queste aree (con tutte le sotto-aree che la specificità dell’impresa richieda) evidentemente sarà l’amministratore / socio / imprenditore a doversi far carico della responsabilità diretta delle attività da svolgere nei suddetti ambiti.

A questo punto giova ricordare che le aree di monitoraggio della Balanced scorecard sono proprio quattro:

  • Area risultati economico finanziari, cash flow e capacità di autofinanziamento
  • Area clienti e mercato di riferimento
  • Area processi interni
  • Area apprendimento, innovazione e allineamento strategico dei collaboratori con l’impresa

Come si può notare sono in qualche modo coincidenti con le aree di delega di un organigramma standard!

Sarà quindi compito del Responsabile amministrativo oltre a redigere le situazioni contabili, elaborare ed estrarre tutti i dati necessari a calcolare i principali fattori di risultato, calcolare il cash flow ed il fabbisogno di liquidità per investimenti o altro, la redditività delle vendite (in supporto all’area commerciale) e valutare la situazione finanziaria dell’impresa (Capitale Circolante Netto Operativo, Margine di Struttura Allargato e Posizione Finanziaria Netta) al fine di verificare periodicamente la presentabilità del bilancio al pubblico (banche) e la capacità dell’impresa di far fronte agli impegni finanziari previsti.

Sarà compito del Responsabile commerciale misurare costantemente il grado di soddisfazione dei clienti (raccogliendo dati certi ed evitando ipotesi e congetture del tutto personali), individuare e misurare oggettivamente i fattori essenziali per il successo dei prodotti o servizi offerti, misurare ed implementare la potenzialità commerciale dell’azienda (gli agenti, i canali di distribuzione dei prodotti) e la capacità di incasso, con l’eventuale elaborazione della strategia di rientro degli arretrati (collaborando con l’area amministrativa).

Al Responsabile di produzione saranno delegati non solo i compiti usuali di controllo della qualità, della capacità di evasione degli ordini (di concerto con l’ufficio vendite) e del necessario approvvigionamento di materiali (con l’ufficio acquisti), ma anche quelli di calcolo e controllo del margine di contribuzione (= Prezzo – Costi variabili diretti … le distinte base, queste sconosciute) necessario a coprire i costi fissi (dati che l’ufficio amministrativo dovrà prontamente fornire) e tenere sotto controllo la produttività degli addetti.

Infine, al Responsabile delle risorse umane spetterà l’analisi della capacità di apprendimento dell’azienda (esempio: le attività formative di tutto lo staff), della capacità di introdurre innovazioni di prodotto o di processo (in collaborazione con la produzione ed il commerciale) e la verifica costante dell’allineamento di tutto il personale produttivo, commerciale, amministrativo alle strategie ed agli obiettivi dell’impresa.

Uno degli scopi della Balanced Scorecard, che nelle aziende si tende a sottovalutare, è quindi quello di far interagire i reparti al fine di attivare sinergie, collaborazioni tra “cervelli” che portino al costante miglioramento delle performance monitorate con degli appositi indicatori obiettivo, per ciascuno dei quali è nominato un responsabile.

Se amministri una società raduna attorno ad un tavolo i tuoi responsabili e rendili partecipi di un assetto amministrativo, organizzativo e contabile adeguato: dal confronto nascerà certamente qualche idea di sviluppo interessante!

 


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Scritto da: Simone Moro


Sono iscritto al Registro dei Revisori Contabili. Mi occupo principalmente di consulenza e pianificazione strategica in materia fiscale, aziendale e societaria, controllo di gestione, certificazione domande di contributi pubblici e di gestione del team.

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Ultima modifica il Lunedì, 18 Ottobre 2021 08:05
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